活动中，任何一项有关场地的细节，都将最终影响活动效果：
- 场地空调不给力热坏了来宾；
- 周边在施工嘈杂无比；
- 酒店临时接待政府会议遭到踢会
- ……
稍有不慎，就踩了大坑。
那么，活动选场地，究竟应该注意和考察什么？本期我们介绍活动场地在采购前的检查核对清单。
01
价格检查项
不同档期匹配不同价格。年会季的价格浮动比较大，找场地的时候需要和酒店确认不同档期的价格，以及是否适配预算。
- 1. 协调餐标。了解菜单内容、软饮酒水、开瓶费、清洁费等细节。
- 2. 最低消费，如宴会消费。
- 3. 额外费用。比如前往场地的车费等。
02
档期检查项
越火爆的档期，越需要提前开始抢订。如果同期周边还有一些其他的重大活动，就要考虑限行的问题，确定好酒店和档期之后要考虑活动报备的问题。如果发现心仪的酒店价格有些超预算了，我们可以通过调整档期来进行议价。
- 1. 火爆档期的预订难度
- 2. 周边限行
- 3. 同期政府活动
- 4. 活动报备报批
03
品牌服务检查项
一般而言，品牌酒店的服务是比较能够得到保障的。部分老板会对某一品牌会有忠诚度，那么在选址的时候就需要重点考虑这个品牌的优势在哪？为什么老板会喜欢它？以及这个品牌定位的调性是偏轻松的、偏度假的还是偏商务的？
此外，还有菜品的口味，以及宗教偏好，例如清真餐等。
- 1. 品牌酒店的优质服务背书
- 2. 相对趋近的菜系风格
- 3. 合约细节相似程度
- 4. 老板们对品牌的忠诚度
04
酒店位置检查项
酒店周边的商圈、在建项目、交通限行等情况需要提前了解清楚。酒店如果同期在举行政府活动，也要考虑该活动对自身活动的影响，如周边限行等。另外在今年的情况下，尤其需要注意跟酒店交涉清楚报批报备的事宜。
酒店整体情况：
- 1. 周边商圈及在建项目
- 2. 周边限行
- 3. 施工等路段
05
会议场地检查项
前厅的面积和搭建的条件决定了公司的签到、合影墙等互动怎么设计；会场的面积和可容纳的人数是关键性决定因素；入口的数量和尺寸等决定了会场中可以放多少东西以及如何放进去；场租的时长、费用以及会场设备的配置则对年会现场的搭建影响很大。
5.1 会场
- 1. 主会场位置，入口数量，尺寸长宽，灯下高，是否有柱子
- 2. 主会场是否有吊点、吊点数量及单根承重
- 3. 是否有投影幕及音响设备，如果是LED，要了解尺寸及分辨率
- 4. 投影幕布尺寸，投影机流明
- 5. 音响数量，类型，位置，麦克风数量
- 6. 讲台样式及尺寸，地台样式，尺寸及数量
- 7. 桌椅尺寸，桌布椅套颜色
- 8. 能否提供红酒杯，托盘，托盘口布颜色
- 9. 灯光开关位置，是否可以分开控制
- 10. 安全出口位置及数量，员工通道入口及上菜口
- 11. 场租的时长，费用，所包含内容
- 12. 同一档期是否有其他公司预定，是否有友商的活动
- 13. WIFI速度及强度，是否可免费提供独享带宽
- 14. 场租包含的具体会议物品，如鲜花，纸笔水等
- 15. 空调温度变化控制的时长，开关位置
- 16. 距离其他会场的位置及路线
- 17. 转播机位及预留区域，控制台位置
5.2 序厅
- 1. 序厅（Foyer）是否有柱子
- 2. 序厅（Foyer）是否有墙插电源、电量是多少
- 3. 序厅（Foyer）如何进货，超高超宽物品要与酒店协调
- 4. 茶歇区域地点
- 5. 指引牌摆放位置
- 6. 展区位置
- 7. 整体尺寸及可用高度
- 8. 是否有安全门及消防栓
- 9. 可搭建物及整体限高
- 10. 可使用搭建材料
- 11. 地面承重
06
嘉宾入场环节检查项
在这个检查项里，需要考察停车场的数量和收费情况、在户外做搭建的条件、酒店入口的搭建条件、签到处位置以及客梯的位置和使用等。
6.1 停车场
- 1. 停车场数量
- 2. 停车位数量
- 3. 停车收费情况
- 4. 限高
6.2 户外区域
- 1. 是否可以摆放及搭建制作物
- 2. 是否有挡雨棚
- 3. 是否有电源
- 4. 是否有合影区域及大巴车下客区
- 5. 是否有草坪喷泉等装饰，注意防蚊，防风，防雨，防雷暴
6.3 酒店入口
- 1. 酒店入口结构是否可以摆放制作物 是否可以悬挂条幅
- 2. 入口数量及位置
6.4 签到处
- 1. 嘉宾签到台位置，数量，区域尺寸
- 2. 是否可以摆放背板及材质
- 3. 距离酒店前台及礼宾部，电梯，卫生间，餐厅，会场的距离
- 4. 办理入住的流程
6.5 客梯
- 1. 位置及数量，是否需要刷房卡使用
07
房间、餐厅、
娱乐设施的检查项
除了这种度假村类型明确需要住宿之外，也建议办会人考察一下酒店房间，一方面可能会有员工在参与年会的过程中情绪高涨，饮酒过度，需要使用房间，另一方面如果有客户参加年会，也会涉及到房间的使用。有一些年会可能同时需要自助餐和晚宴，这就需要另外了解餐厅的位置、营业时间、可容纳人数以及菜单的品类等。
7.1 房间
- 1. 房型及对应数量价格
- 2. 客房服务
- 3. 行政楼层待遇
- 4. 免费升房政策
7.2 自助餐厅
- 1. 自助餐厅位置
- 2. 自助餐厅营业时间
- 3. 自助餐厅容纳多少人同时用餐
- 4. 是否可以提供独立区域服务本次活动
- 5. 特殊情况是否可以提供简餐发放给嘉宾
- 6. 餐厅是否有音响及投影设备
- 7. 桌布椅套颜色
- 8. 是否可以为活动定制菜单及独立场地，是否可以提供素食，清真食品
7.3 中餐厅
- 1. 餐厅位置
- 2. 餐厅营业时间
- 3. 餐厅容纳多少人同时用餐
- 4. 是否可以提供独立区域服务本次活动
- 5. 特殊情况是否可以提供简餐发放给嘉宾
- 6. 餐厅是否有音响及投影设备
- 7. 圆桌尺寸
- 8. 桌布椅套颜色
- 9. 是否可以自带酒水，是否增收开瓶费
7.4 康体设施
- 1. 康体设施位置
- 2. 营业时间
- 3. 服务项目及数量，收费政策
7.5 酒吧
- 1. 酒吧位置
- 2. 营业时间
- 3. 最大容纳人数
- 4. 酒水种类及价格
- 5. 是否可以自带酒水，是否增收开瓶费
- 6. 是否可以提供独立区域服务本次活动
7.6 合影地点
- 1. 是否可以搭建合影架子或者特殊拍摄
- 2. 协调酒店提前预留选定好的合影区域
08
筹备区域检查项
根据需要，我们要检查场地是否有化妆间、VIP室、物料间、卸货通道和货梯等，这些因素会影响整个进程的顺利程度。
8.1 化妆间
- 1. 楼层，名称，尺寸，数量
- 2. 是否有衣架，镜子，卫生间，灯光情况，插座
8.2 VIP休息室
- 1. 楼层，名称，尺寸，数量
- 2. 沙发，灯光，卫生间，茶几，插座
8.3 物料间
- 1. 楼层，名称，尺寸，数量
- 2. 桌椅，插座，钥匙是否可以提供
8.4 卸货通道
- 1. 卸货通道距离宴会厅的距离及线路
- 2. 货车是否能直接开到卸货平台
- 3. 超宽超长的特殊物品是否可以顺利进入
- 4. 施工人员证件办理需求
- 5. 进场手续及押金数量，收取返还方式
8.5 货梯
- 1. 货梯数量
- 2. 货梯容积
- 3. 货梯门的尺寸
- 4. 超宽超长的特殊物品是否可以顺利进入
8.6 电箱
- 1. 电箱数量
- 2. 电箱电量
- 3. 电箱接口
- 4. 电箱距离会场距离
- 5. 酒店接电特殊要求
8.7 卸货停车场
- 1. 卸货停车场位置
- 2. 办理卸货车辆手续需知
- 3. 卸货时间要求
09
交通检查项
确认附近地铁站名称、运营时间等信息，及时同步员工。如果是在目的地办年会，还需要考虑高铁、飞机等公共交通的动线安排，给同事们做一个明确的标识。
9.1 机场火车站出发口
- 1. 到达口位置及数量
- 2. 到达口至大巴车上客点距离及线路
- 3. 兼职站位点
9.2 机场火车站到达口
- 1. 出发口位置及数量
- 2. 大巴车下客点距离出发口距离及线路
- 3. 礼遇通道/紧急通道及取票处
9.3 大巴车停放点
- 1. 停车场位置
- 2. 接站站位点
- 3. 停车场至到达口距离及线路
- 4. 客人上下车点
9.4 地铁站&公交车站
- 1. 站名
- 2. 位置
- 3. 线路
- 4. 营运时间
- 5. 到达酒店的距离及线路
10
酒店周边场地检查项
有一些年会在白天会先进行培训会，中午可能要四散用餐，那么周边的餐饮情况就需要关注一下。另外图文打印社、超市商场、鲜花店、照片冲印店，甚至医院和派出所也都推荐办会人纳入年会的考察清单，这将是一个加分项。
10.1 社会餐厅
- 1. 社会餐厅距离酒店位置距离及车程
- 2. 大巴车停放点
- 3. 餐厅菜单及价格
- 4. 是否有投影幕及音响设备
- 5. 餐厅是否有自带舞台
- 6. 餐厅是否可以提供独立区域为嘉宾用餐
- 7. 餐厅圆桌尺寸
- 8. 桌布椅套颜色
10.2 图文打印社
- 1. 图文打印距离酒店位置距离
- 2. 营业时间
- 3. 价格
- 4. 制作时间
- 5. 是否有发票
10.3 超市及商场
- 1. 超市及商场位置，距离酒店路程
- 2. 营业时间
10.4 鲜花店
- 1. 鲜花店距离酒店位置距离
- 2. 营业时间
- 3. 价格
- 4. 制作时间
- 5. 是否帮送
- 6. 是否有发票
10.5 照片冲印店
- 1. 照片冲印店距离酒店位置距离
- 2. 营业时间
- 3. 价格
- 4. 制作时间
- 5. 是否帮忙装相框
- 6. 是否有发票
10.6 医院
- 1. 医院位置，距离酒店路程
- 2. 是否可提供救护车及医生驻场
10.7 派出所
- 1. 派出所位置，距离酒店路程
- 2. 提前报备
